Verantwortlicher/Betreiber:                               Michael Maibach, Sankt-Peter-Straße 5, 72760 Reutlingen, Germany

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie gemäß Art. 13 und 14 DSGVO darüber, wie wir personenbezogene Daten erheben, verarbeiten und schützen.

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und anderer nationaler Datenschutzgesetze sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:

Culvion™
FOH Uniform System Studio
Michael Maibach
Sankt-Peter-Straße 5
72760 Reutlingen
Deutschland

E-Mail: Info(at)culvion.de
Website: www.Culvion.de

2. Grundsätze der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies für die Bereitstellung einer funktionsfähigen Website, unserer Inhalte und Leistungen sowie für die Erfüllung unserer vertraglichen und vorvertraglichen Pflichten erforderlich ist. Eine darüber hinausgehende Verarbeitung erfolgt nur auf Grundlage einer Einwilligung, eines berechtigten Interesses oder einer gesetzlichen Verpflichtung.

Rechtsgrundlagen der Verarbeitung sind insbesondere:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO — Einwilligung der betroffenen Person

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Vertragserfüllung oder vorvertragliche Maßnahmen

• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO — Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen

• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — Berechtigte Interessen des Verantwortlichen

3. Datenerhebung beim Besuch unserer Website

3.1 Automatisch erhobene Daten (Server-Logfiles)

Beim Aufrufen unserer Website werden durch den Hosting-Anbieter (systeme.io) automatisch folgende Informationen in sogenannten Server-Logfiles gespeichert:

• IP-Adresse des anfragenden Rechners (anonymisiert)

• Datum und Uhrzeit des Zugriffs

• Name und URL der abgerufenen Datei

• Website, von der aus der Zugriff erfolgte (Referrer-URL)

• Verwendeter Browser und ggf. das Betriebssystem des Rechners

• Name des Access-Providers

Diese Daten sind nicht bestimmten Personen zuzuordnen. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen erfolgt nicht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren und stabilen Betrieb der Website).

3.2 Kontaktaufnahme (Erstgespräch / Formular / E-Mail)

Wenn Sie uns über das Kontaktformular, per E-Mail oder auf sonstigem Wege kontaktieren, werden die von Ihnen übermittelten Daten — insbesondere:

• Name und Vorname

• Funktion / Berufsbezeichnung

• Name des Hotels / Unternehmens

• E-Mail-Adresse

• Telefonnummer (optional)

• Inhalt Ihrer Anfrage

— bei uns gespeichert und ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und für mögliche Anschlussfragen verwendet. Eine Weitergabe dieser Daten an Dritte erfolgt nicht ohne Ihre Einwilligung.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen).

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind — spätestens nach Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungsfristen.

4. Datenverarbeitung im Rahmen unserer Projektleistungen

Im Rahmen der Durchführung von Projekten (FOH Uniform System Sprint™) verarbeiten wir — auf dokumentierte Weisung unserer Auftraggeber (Hotels) — personenbezogene Daten von Mitarbeitenden der Auftraggeber.

4.1 Kategorien verarbeiteter Daten

• Namen und Vornamen der Mitarbeitenden

• Berufsrolle (z. B. Rezeption, Bar, Service)

• Körpermaße / Konfektionsgrößen (Oberteil, Hose, Jacke)

4.2 Zweck der Verarbeitung

Diese Daten werden ausschließlich zur Erstellung des Sizing-Templates und des Uniform Ops Stack™ verwendet — also zur maßgenauen Planung und Dokumentation des Uniform-Systems für das jeweilige Hotel-Team.

4.3 Rechtsgrundlage und Auftragsverarbeitung

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt im Auftrag des Hotels (Auftraggeber) auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO, der Bestandteil jedes Projektvertrags ist. Der Auftraggeber bleibt Verantwortlicher im Sinne der DSGVO. Wir handeln als Auftragsverarbeiter und verarbeiten die Daten ausschließlich nach dokumentierter Weisung des Auftraggebers.

4.4 Löschung nach Projektende

Alle im Rahmen des Projekts verarbeiteten personenbezogenen Daten von Mitarbeitenden werden nach Abschluss des Projekts (Gate 3 / Endabnahme) innerhalb von 14 Tagen gelöscht oder auf Wunsch des Auftraggebers zurückgegeben. Eine schriftliche Löschbestätigung wird dem Auftraggeber zugesendet. Ausgenommen sind Daten, zu deren Aufbewahrung gesetzliche Pflichten bestehen.

4.5 Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM)

Wir setzen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO ein, insbesondere:

• Zugriffsbeschränkung auf projektrelevante Daten (Need-to-know-Prinzip)

• Verschlüsselte Übertragung (TLS/HTTPS)

• Passwortschutz und Zwei-Faktor-Authentifizierung für genutzte Systeme

• Ausschließlich EU-gehostete Cloud-Dienste

• Regelmäßige Überprüfung der Sicherheitsmaßnahmen

5. Hosting und Website-Betrieb

Unsere Website wird über systeme.io (Société Systeme.io SAS, 113 rue de Normandie, 76100 Rouen, Frankreich) betrieben. systeme.io stellt uns Infrastruktur, Rechenkapazitäten, Speicherplatz und Datenbankdienste zur Verfügung.

Zwischen uns und systeme.io besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO. Die Verarbeitung erfolgt auf Servern innerhalb der Europäischen Union. Weitere Informationen zum Datenschutz bei systeme.io finden Sie unter: systeme.io/privacy-policy

6. E-Mail-Kommunikation

Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, wird Ihre Nachricht einschließlich Ihrer E-Mail-Adresse und der von Ihnen mitgeteilten Daten zur Bearbeitung Ihrer Anfrage gespeichert. Diese Daten werden nicht ohne Ihre Einwilligung an Dritte weitergegeben.

Wir weisen darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet (z. B. bei der Kommunikation per E-Mail) Sicherheitslücken aufweisen kann. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist nicht möglich.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Kommunikation) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen).

7. Cookies

Unsere Website verwendet Cookies. Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Rechner abgelegt werden und die Ihr Browser speichert.

7.1 Technisch notwendige Cookies

Wir setzen technisch notwendige Cookies ein, die für den Betrieb der Website erforderlich sind (z. B. Session-Cookies). Diese Cookies werden nach dem Ende Ihrer Browser-Sitzung gelöscht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

7.2 Optionale Cookies / Tracking

Sofern wir optionale Cookies (z. B. für Analyse- oder Marketing-Zwecke) einsetzen, werden diese nur nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung gesetzt (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen über unsere Cookie-Einstellungen auf der Website.

Sie können Ihren Browser so einstellen, dass Sie über das Setzen von Cookies informiert werden und Cookies nur im Einzelfall erlauben, die Annahme von Cookies für bestimmte Fälle oder generell ausschließen sowie das automatische Löschen der Cookies beim Schließen des Browsers aktivieren.

8. Externe Verlinkungen

Unsere Website enthält externe Links in Bottoms zu Terminbuchungen. Wenn Sie einen Termin buchen möchten, werden Sie über einen Link zu Calendly weitergeleitet. Dabei gelten zusätzlich die Datenschutzinformationen von Calendly. Je nach technischer Ausgestaltung kann dabei eine Verarbeitung in Drittländern, insbesondere in den USA, stattfinden. Beim Anklicken dieser Links verlassen Sie unsere Website. Für die Datenverarbeitung auf den verlinkten Seiten sind ausschließlich deren Betreiber verantwortlich. Wir verwenden auf unserer Website keine eingebetteten Social-Media-Plugins, die ohne Ihr aktives Zutun Daten übertragen.

9. Weitergabe von Daten an Dritte

Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte findet grundsätzlich nicht statt, außer:

• Sie haben Ihre ausdrückliche Einwilligung erteilt (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)

• Die Weitergabe ist zur Erfüllung eines Vertrages erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)

• Es besteht eine gesetzliche Verpflichtung zur Weitergabe (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)

• Die Weitergabe ist zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)

Im Rahmen unserer Projektleistungen werden Lieferanten (Manufakturen, Stofflieferanten) in Beschaffungsvorgänge eingebunden. Diese erhalten ausschließlich die für die Auftragserfüllung notwendigen technischen Unterlagen (Tech Packs, Spezifikationen). Sie werden vertraglich zur Vertraulichkeit verpflichtet.

10. Speicherdauer

Datenart Speicherdauer Rechtsgrundlage Kontaktanfragen (E-Mail / Formular) Bis zur Erledigung der Anfrage, max. 3 JahreArt. 6 Abs. 1 lit. b, f DSGVOVertragsdaten (Projektverträge)10 Jahre nach Vertragsende (§ 257 HGB, § 147 AO)Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVOMitarbeiterdaten (Sizing, Rollen)Bis 14 Tage nach Gate 3 / ProjektendeArt. 28 DSGVO (AVV)Rechnungen und Buchhaltungsbelege10 Jahre (§ 147 AO)Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVOServer-Logfiles Max. 7 Tage (anonymisiert)Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

11. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben uns gegenüber folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

11.1 Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO)

Sie haben das Recht, eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob wir personenbezogene Daten verarbeiten, die Sie betreffen, sowie Auskunft über diese Daten und weitere Informationen (z. B. Verarbeitungszweck, Kategorien, Empfänger, Speicherdauer) zu erhalten.

11.2 Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)

Sie haben das Recht, unverzüglich die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen sowie die Vervollständigung unvollständiger Daten.

11.3 Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)

Sie haben das Recht, zu verlangen, dass Sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen.

11.4 Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)

Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind.

11.5 Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und diese Daten an einen anderen Verantwortlichen zu übermitteln.

11.6 Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Sie haben das Recht, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) erfolgt, Widerspruch einzulegen. Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen.

11.7 Recht auf Widerruf einer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Sie haben das Recht, eine einmal erteilte Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt.

11.8 Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs haben Sie das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.

Die zuständige Aufsichtsbehörde für Baden-Württemberg ist:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg:
Königstraße 10a, 70173 Stuttgart
Telefon: 0711 / 61 55 41 - 0
E-Mail: poststelle@lfdi.bwl.de

12. Geltendmachung Ihrer Rechte

Zur Geltendmachung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte schriftlich oder per E-Mail an uns:

Culvion™
FOH Uniform System Studio.
Michael Maibach
Sankt-Peter-Straße 5 · 72760 Reutlingen
Info(at)culvion.de

Wir werden Ihre Anfrage schnellstmöglich, spätestens innerhalb von einen Monat nach Eingang, bearbeiten.

13. Datensicherheit

Wir verwenden innerhalb des Website-Besuchs das verbreitete SSL- bzw. TLS-Verfahren (Secure Socket Layer / Transport Layer Security) in Verbindung mit der jeweils höchsten Verschlüsselungsstufe, die von Ihrem Browser unterstützt wird. In der Regel handelt es sich dabei um eine 256 Bit Verschlüsselung. Falls Ihr Browser keine 256-Bit Verschlüsselung unterstützt, greifen wir stattdessen auf 128-Bit v3 Technologie zurück. Ob eine einzelne Seite unseres Internetauftrittes verschlüsselt übertragen wird, erkennen Sie an der geschlossenen Darstellung des Schlüssel- beziehungsweise Schloss-Symbols in der unteren Statusleiste Ihres Browsers.

Wir bedienen uns im Übrigen geeigneter technischer und organisatorischer Sicherheitsmaßnahmen, um Ihre Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, teilweisen oder vollständigen Verlust, Zerstörung oder gegen den unbefugten Zugriff Dritter zu schützen.

14. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und hat den Stand März 2026.

Durch die Weiterentwicklung unserer Website und unserer Leistungen oder aufgrund geänderter gesetzlicher beziehungsweise behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung zu ändern. Die jeweils aktuelle Datenschutzerklärung kann jederzeit auf der Website unter https://www.culvion.de/datenschutzerklaerung von Ihnen abgerufen und ausgedruckt werden.

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